Hoe bereid ik een functioneringsgesprek voor?

Volgens Wikipedia is een functioneringsgesprek een dialoog waarin het wederzijds functioneren van de werknemer en diens leidinggevende besproken wordt. Dit in tegenstelling tot het beoordelingsgesprek waarin slechts het functioneren van de werknemer besproken wordt.

Doelen voor een functioneringsgesprek kunnen prestatieverbetering, bijsturing, stimulering en ontwikkeling zijn. Eventueel aansluitende bespreekpunten kunnen zaken zijn zoals het herkennen en eventueel aanpakken van problemen op de werkvloer.

Een functioneringsgesprek vindt periodiek plaats, bijvoorbeeld halfjaarlijks, jaarlijks maar ook na de afronding van een project.

Het belang van een goede voorbereiding voor een functioneringsgesprek

Functioneringsgesprekken zijn een essentieel onderdeel van professionele ontwikkeling en groei binnen een organisatie. Of het nu gaat om een jaarlijkse beoordeling of een regulier gesprek met je leidinggevende, het voorbereiden op een functioneringsgesprek is cruciaal om het meeste uit de ervaring te halen. Hier zijn enkele tips om je voor te bereiden en met vertrouwen het gesprek in te gaan:

1. Reflecteer over je prestaties: Neem de tijd om terug te kijken op je prestaties sinds het laatste functioneringsgesprek. Wat zijn je belangrijkste successen geweest? Waar liggen verbeterpunten? Door een eerlijke zelfevaluatie uit te voeren, kun je beter gerichte doelen stellen voor de toekomst.
Vraag aan jezelf: Wat ging goed? Wat ging minder goed? 

2. Verzamel feedback: Vraag om feedback van collega's, klanten en andere relevante stakeholders. Dit kan je helpen om een completer beeld te krijgen van je sterke punten en gebieden waarop je kunt groeien. Zorg ervoor dat je open staat voor zowel positieve als constructieve kritiek.
Vraag aan jezelf: Waarover zijn collega’s, leidinggevenden, klanten, leveranciers, … tevreden?

3. Stel doelen: Bedenk wat je wilt bereiken op korte en lange termijn binnen je functie. Zijn er specifieke vaardigheden die je wilt ontwikkelen? Projecten waar je aan wilt werken? Door duidelijke doelen te stellen, kun je tijdens het gesprek bespreken hoe je leidinggevende je hierbij kan ondersteunen.
Vraag aan jezelf: Wil ik meer verantwoordelijkheid, minder werkdruk, waarin kan ik beter worden, een andere of hogere positie, meer verdienen, … ?

4. Ken de verwachtingen: Zorg ervoor dat je begrijpt wat er van je wordt verwacht in je rol. Bespreek eventuele onduidelijkheden met je leidinggevende voordat het functioneringsgesprek plaatsvindt. Zo kun je gerichter praten over hoe je kunt bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Vraag aan jezelf: Weet ik wat ik moet doen? Zijn er tools beschikbaar? Hoeveel tijd heb ik hiervoor? Wie neemt de lead? Hang ik van anderen af?

5. Bereid voor op moeilijke onderwerpen: Wees voorbereid om te praten over eventuele uitdagingen of teleurstellingen die zich hebben voorgedaan. Bedenk van tevoren hoe je deze onderwerpen wilt benaderen en welke oplossingen je kunt voorstellen. Probeer constructief te blijven en focus op manieren om te verbeteren.
Vraag aan jezelf: Wat is me niet gelukt? Wat is minder goed gelopen? Hoe heb ik me gedragen naar collega’s toe? …

6. Breng voorbeelden: Ondersteun je prestaties en doelen met concrete voorbeelden. Dit helpt je leidinggevende om een beter beeld te krijgen van je bijdragen en kan ook helpen om je punten duidelijker te maken.
Vraag aan jezelf: Hoe kan ik mijn leidinggevende laten weten waar ik mee bezig ben? Heb ik project X goed aangepakt, dit was mijn manier,  …

7. Wees open en eerlijk: Een functioneringsgesprek is een kans om openlijk te communiceren over je werk en ontwikkeling. Wees eerlijk over je successen en uitdagingen, maar ook over je ambities en behoeften. Dit helpt bij het opbouwen van een sterke werkrelatie en het vinden van passende oplossingen.
Vraag aan jezelf: Waar wil ik naartoe? Wat vond ik fijn op de werkvloer? Wat vond ik minder fijn? Hoe wil ik me verder ontwikkelen?

8. Neem de tijd: Plan voldoende tijd in om je voor te bereiden op het functioneringsgesprek. Dit is een belangrijk moment voor zowel jou als je leidinggevende, dus neem de tijd om ervoor te zorgen dat je goed voorbereid bent en klaar bent om het gesprek aan te gaan.
Vraag aan jezelf: Wat wil ik vertellen tijdens dit gesprek? Zijn dit positieve zaken of ook negatieve? Hoe breng ik dit aan? Wat verwacht ik terug? …

Door deze stappen te volgen en je goed voor te bereiden, kun je met vertrouwen een functioneringsgesprek ingaan en effectief communiceren over je prestaties, doelen en ontwikkeling binnen de organisatie.

Succes met het volgende gesprek!
Karine